Para quien dirige un consorcio, mejorar los metadatos de todos sus miembros no es un problema técnico: es un esfuerzo de cambio organizacional. Y la buena noticia del cambio organizacional es que la solución casi siempre ya existe dentro de la organización: algunos de sus miembros ya lo están haciendo bien. Estas herramientas le ayudan a encontrarlos, entender qué hacen y difundirlo.
Esta guía da por sentado que ya sabe qué hace cada herramienta por separado; si no, empiece por la Guía para Repositorios. Aquí la unidad de análisis no es un repositorio, sino el conjunto de sus miembros. La interfaz de las herramientas está en inglés.
La idea central: los puntos brillantes. En cualquier comunidad que enfrenta un problema difícil, unos pocos miembros lo resuelven con los mismos recursos y limitaciones que los demás. Es el enfoque de la desviación positiva y el movimiento de «buscar los puntos brillantes» de Switch, de Chip y Dan Heath: en lugar de analizar qué falla en todas partes, busque qué funciona en algún sitio y replíquelo. Su trabajo es menos «arreglar 40 repositorios» y más «encontrar 3 que ya lo resolvieron y reunir a los otros 37 en torno a ellos».
Por qué los puntos brillantes funcionan con los metadatos
Switch plantea el cambio como tres movimientos, y cada uno se aplica directamente al trabajo de metadatos en un consorcio:
Dirigir al Jinete — los objetivos vagos se estancan. «Mejoren sus metadatos» es vago; «hagan lo que hizo la Universidad X con las afiliaciones: esto es exactamente lo que cambió en sus registros» es un guión que sus miembros pueden seguir. Las herramientas le dan ese guión.
Motivar al Elefante — los mandatos y los informes de carencias agotan la energía; el progreso visible la genera. Celebrar que un miembro pasó del 40 % al 90 % en identificación de financiadores hace más por el siguiente miembro que cualquier documento de requisitos.
Allanar el Camino — reduzca el tamaño del cambio. «Adopten identificadores persistentes» es un programa; «peguen esta lista de 200 afiliaciones en el ROR Retriever y tendrán los identificadores esta misma tarde» es una tarea. Los recuperadores existen para que el primer paso sea pequeño.
El plan de acción
Un esfuerzo que abarca a todos los miembros, paso a paso. Los pasos 1 a 3 son de medición; el 4 y el 5, de aprendizaje; el 6 y el 7, de difusión.
1
Conozca a sus miembros tal como los ve DataCite
Cada repositorio en DataCite es un client (cliente) con un ID como abcd.xyz, y ese ID es lo que todas las herramientas aceptan como entrada. Las organizaciones de su consorcio son providers (proveedores), y sus repositorios son los clientes que dependen de ellas.
Listar los repositorios de una organización: api.datacite.org/clients?provider-id=<org-id>
Listar las organizaciones de su consorcio: api.datacite.org/providers?consortium-id=<consortium-id>
O explore sus miembros en DataCite Commons: la página de cada repositorio muestra su ID de cliente.
Terminará con: una lista de los ID de cliente de sus miembros, el registro base para todo lo que sigue.
Pase a cada miembro por la herramienta de completitud con la misma configuración (el mismo Max, con muestreo aleatorio activado) para que las cifras sean comparables, y exporte el informe JSON o HTML de cada uno. Es una ejecución por miembro: una hora de clics para un consorcio mediano, y solo hay que repetirlo una o dos veces al año.
Anote más que el total: registre por separado la puntuación de cada miembro en los cuatro casos de uso FAIR y en los de Proyecto. Los puntos brillantes suelen ser específicos: un miembro con resultados corrientes en general pero con un 95 % en afiliaciones es justo lo que busca.
Terminará con: una tabla de resultados comparable entre todos los miembros, caso de uso por caso de uso.
3
Encuentre los puntos brillantes — por práctica, entre pares
Mire cada columna de su tabla, no solo los totales. ¿Quién encabeza en identificadores de financiadores? ¿En ORCID para creadores? ¿En identificadores relacionados? Use Metadata Connectivity con los mejores candidatos: su vista identificador por identificador es la lente más nítida para las prácticas de conectividad.
La desviación positiva tiene una regla que conviene respetar: compare miembros con las mismas limitaciones. Un repositorio de datos con personal amplio que supera a un repositorio institucional de una sola persona no es un punto brillante: es un presupuesto. Un repositorio de una sola persona con un 90 % en afiliaciones sí lo es, porque sus pares pueden adoptar esa práctica. Use el filtro de tipo de recurso para comparar lo comparable.
Terminará con: una lista corta de 2 a 4 miembros, cada uno destacado en algo concreto.
Un punto brillante que mejoró es más útil que uno que ya empezó fuerte, porque mejorar es precisamente lo que les está pidiendo a los demás. Para cada miembro de su lista corta:
Repository History — ¿las líneas de los casos de uso dieron un salto en algún año? Ahí fue cuando algo cambió.
Re-Curation Watch — abra registros de la época del salto y lea las diferencias de antes y después: ¿qué se añadió exactamente (¿afiliaciones?, ¿identificadores de financiadores?) y quién lo hizo?
Repository Activity — ¿fue una limpieza puntual o una práctica sostenida, y qué propiedades reciben atención?
Después haga lo que las herramientas no pueden: llámelos por teléfono. Las herramientas le dicen qué cambió y cuándo; solo el miembro puede contarle cómo: el flujo de trabajo, el personal, el detonante. Esa conversación es el corazón del método de la desviación positiva, y además convierte a su punto brillante en un líder dispuesto, en lugar de en un ejemplo exhibido sin aviso.
Terminará con: dos o tres prácticas concretas, probadas por pares, con impulsores identificados y dispuestos.
5
Convierta las mediciones en historias
Las cifras dirigen al Jinete; las historias mueven al Elefante. Todas las herramientas exportan lo que necesita para la difusión sin trabajo adicional:
Informes y gráficos de Completeness en HTML/PDF — el antes y el después de un miembro, lado a lado.
Gráficos PNG de Repository History — la curva de mejora, la imagen más persuasiva que puede incluir en un boletín.
Líneas de tiempo de Re-Curation Watch — la huella visible del trabajo de curación.
Cada vista tiene una URL que puede guardarse en marcadores — incluya enlaces en vivo en su comunicación para que los miembros vean lo real, y su propio repositorio, con un solo clic.
Celebre en público y oriente en privado. Nombre los puntos brillantes y lo que hicieron; nunca publique la parte baja de la tabla.
Terminará con: material de difusión: «esto es lo que hizo X, esta es la curva, así se empieza».
6
Reduzca el tamaño del cambio para todos los demás
La distancia entre «deberíamos adoptar PID» y el primer registro corregido es donde mueren los esfuerzos de cambio. Las herramientas la acortan:
En Metadata Connectivity, cada barra se desglosa hasta los registros y nombres exactos a los que aún les faltan identificadores: una lista de tareas, no un porcentaje.
Un clic envía las afiliaciones sin identificar al ROR Retriever y las personas sin identificar al ORCID Retriever, que devuelven los identificadores listos para añadir.
El primer logro de un miembro puede darse de verdad en una tarde — y, según Switch, el primer logro es el que cuenta.
Terminará con: una tarea inicial que cualquier miembro puede completar de una sentada.
7
Movilice al rebaño y vuelva a medir
El comportamiento es contagioso en las comunidades: es el «rebaño» de Switch y la razón por la que los consorcios pueden avanzar más rápido que los repositorios aislados. Ponga a los miembros que son puntos brillantes frente al resto (seminarios web, grupos de trabajo, horas de consulta) y deje que los pares enseñen a los pares; cala distinto que las indicaciones de la oficina del consorcio.
Repita la medición base con la misma configuración una o dos veces al año. La mejora que pueda mostrar — miembro por miembro, caso de uso por caso de uso — es a la vez su informe de avance y su siguiente tanda de puntos brillantes.
Los puntos brillantes no son una tabla de clasificación. La desviación positiva funciona porque los pares aprenden de los pares; los ránkings no le funcionan a nadie. Publique quién destaca y por qué; reserve el resto de la tabla para conversaciones privadas de acompañamiento.
Compare lo comparable. El tipo de repositorio, la disciplina y el personal mueven las cifras. Use los filtros de tipo de recurso y de consulta, y trate las comparaciones entre tipos distintos como contexto, no como competencia.
La completitud mide presencia, no calidad. Un concepto al 100 % significa que el campo está en todos los registros: un punto de partida necesario, no una meta.
Mantenga constante la configuración de muestreo. El mismo Max y el muestreo aleatorio activado, para cada miembro y cada nueva medición; de lo contrario, los cambios interanuales pueden ser ruido del muestreo.
El historial es una vista por cohortes. Repository History puntúa los registros tal como están hoy, agrupados por el año en que se registraron, de modo que la recuración también eleva los años pasados. Para este trabajo es una ventaja (muestra que la curación alcanza al pasado), pero aclárelo cuando presente las curvas.
A dónde ir después
Guía para Repositorios — la primera sesión herramienta por herramienta, para usted o para los miembros que esté incorporando.
